沖縄コングレ　WEBサイト

株式会社沖縄コングレ　個人情報保護方針

株式会社沖縄コングレは、個人情報の重要性とプライバシー保護にかかわる責任の重大性を認識し、お客様や取引先及び従業者をはじめ広く社会から信頼を得るために、次のとおり「個人情報保護方針」を制定し、全社をあげて個人情報の適切な取り扱いに努めています。

基本方針

• １．   体制及び責任を明確化するために、個人情報保護管理責任者並びに個人情報保護監査責任者を置き、個人情報の取扱いに関する規程類を策定し、従業者に研修などを通じて周知・徹底を図ります。
• ２．   個人情報の取得にあたっては、予めその取得・利用目的を明確に定めます。本人から、書面で個人情報を直接に取得する場合には、予め、書面によって本人に明示し、同意を得たうえで、必要な範囲の情報を取得し、その範囲内で利用及び提供を行います。また、必要な範囲を超えた個人情報の取扱い（目的外利用）を行わないために、この方針及び利用目的を定めた「個人情報の取扱いについて」を文書化し、従業者に周知するとともに、一般の人が入手可能にします。
• ３．   当社は、お客様や取引先及び従業者に関する情報を利用目的の範囲内において他の事業者へ委託することがあります。その場合は、当社の個人情報保護水準を充たしている委託先を選定するとともに、個人情報保護に関する契約を締結し、当社の責任において管理・監督を行います。
• ４．   個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正のため、合理的な安全対策を講じます。また、万一事故が生じた場合には、内容を速やかに本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くことを含む適切な対策を講じます。
• ５．   個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守するために、関連法令管理規程により手順を明確にしています。
• ６．   適切な個人情報の保護を維持するために、定期的に監査を実施し、個人情報保護マネジメントシステムを継続的に改善します。
• ７． 開示対象個人情報について、本人からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止等の依頼、苦情及び相談への対応は、個人情報お客様相談窓口より本人の確認をさせていただいたうえで、遅滞なく対応します。
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• 当社は以上の方針を改定することがあります。
• その場合、すべての改定は株式会社沖縄コングレのホームページで通知します。
   
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• 制定日　　2009年12月3日
• 最終改定年月日　　2011年7月1日 
• 株式会社 沖縄コングレ
• 代表取締役 武内　紀子

個人情報の取扱いについて

【１】当社が取得・保有する個人情報の利用目的

• ・ 当社のサービス・商品（コンベンション運営、人材サービス、翻訳、通訳、研修）の提供のため
• ・ 仕事の紹介のため（人材サービス）
• ・ 当社サービス・商品の決済、発送等のため
• ・ お客様、取引先及び従業者からのお問合せ等に関する対応のため
• ・ 新サービス、新商品、イベント等に関するご案内のため
• ・ アンケート等による市場調査のため
• ・ 新サービス・新商品の企画、開発、マーケティング活動のため
• ・ 従業者の雇用管理のため

お客様、取引先及び従業者による、本人の個人情報の当社への提供は、いささかも強制されるものではありません。ただし、もし当該情報の提供がなかった場合、当社のサービスの全部若しくは一部を受けられなくなる可能性があります。

【２】当社が取得した個人情報の第三者への提供

当社は、次の場合を除いて、お客様、取引先及び従業者に関する情報を本人の同意なしに第三者に提供することはありません。

• ・ 本人の同意がある場合
• ・ 法令に基づき必要な場合
• ・ 利用目的を達成するために、守秘義務契約を締結した業務委託先に提供する場合

利用目的を達成するために、お客様、取引先及び従業者に関する情報を提供する各信用機関との間では、守秘義務契約を交わしています。なお、本人から個人情報の提供停止を求められた場合、遅滞なく対応します。

【３】当社が取得した個人情報の委託について

当社は、お客様、取引先及び従業者に関する情報を利用目的の範囲内において他の取引先へ委託することがあります。
その場合は当社の個人情報保護水準を充たしている委託先を選定するとともに、個人情報保護に関する契約を締結し、当社の責任において管理・監督を行います。

【４】個人情報保護のための安全管理

当社は、お客様、取引先及び従業者の個人情報を保護するための規程類を定め、従業者全員に周知・徹底を図り、啓発・教育を行うとともに、 その遵守状況の監査を定期的に実施します。 また、個人情報を保護するために必要な安全管理措置の維持・向上に努めます。

【５】開示・訂正・利用停止等の手続、手数料

お客様、取引先及び従業者は、当社が保有する本人の個人情報および第三者提供記録の、開示、訂正、利用停止等を求めることができます。
開示請求については、当社所定の開示請求書に必要事項を記入のうえ、本人確認書類※ （運転免許証、パスポート、写真付き住民基本台帳カード等、写真付きの身分証明書で公的機関が発行したもの） のコピーとともに、当社「個人情報お客様相談窓口」宛てにご郵送ください。  開示請求書については、当社「個人情報お客様相談窓口」宛て電子メールにてご請求ください。折り返しお送りします。
なお、開示請求にあたり、所定の手数料を徴収させていただきます。開示請求に対する当社からの回答書については、本人宛の郵送を基本とさせていただいておりますが、電磁的方法にて回答をご希望の場合は、その旨お知らせください。 また、訂正・利用停止等の請求については、本人確認後、請求権の有無を確認したうえで訂正・追加・削除若しくは利用停止します。

※本人確認書類の中には当社が取得を禁止している機微な個人情報である「本籍地」が含まれている場合がありますが、お預かりした本人確認書類の個人情報に関しては、開示請求、訂正、利用停止等の手続きにのみ利用します。

【６】 個人情報の取扱いに関するお問合せ、苦情及びご相談窓口

当社の個人情報の取り扱いに関するお問合せ、苦情及びご相談については、下記までお申し出下さい。 直接ご来社頂いてのお申し出はお受け致しかねますので、その旨ご了承賜りますようお願い申し上げます。

個人情報お客様相談窓口

• ＴＥＬ　　：　098-869-4220
• ＦＡＸ　　：　098-869-4252
• 住　所　：　〒900-0015　沖縄県那覇市久茂地3-1-1日本生命那覇ビル8F
• E-mail　：　 cpid@okicongre.jp

【７】 当社が所属する認定個人情報保護団体

当社は、個人情報の保護に関する法律第37条の認定を受けた認定個人情報保護団体である一般財団法人 日本情報経済社会推進協会の対象事業者です。

認定個人情報保護団体

＜名　称＞　 一般財団法人日本情報経済社会推進協会 ＜苦情の解決の申出先＞　 認定個人情報保護団体事務局 ＴＥＬ：　 03-5860-7565／0120-700-779 住所：　 〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内 ※当社の商品・サービスに関する問合せ先ではありません。

【８】 当社における個人情報の取扱体制や講じている措置の内容

• １）   基本方針の策定
  個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について「個人情報保護方針」を策定しています。
• ２）   個人データの取扱いに係る規律の整備
  保有個人データは取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程を策定しています。
• ３）   組織的安全管理措置
  1. 個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
  2. 個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。
• ４）   人的安全管理措置
  1. 個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
  2. 個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。
• ５）   物理的安全管理措置
  1. 個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を講じています。
  2. 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を講じています。
• ６）   技術的安全管理措置
  1. アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
  2. 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

【Webサイトにおけるセキュリティ】

当社Webサイトよりお客様や取引先及び従業者の個人情報をご提供いただく場合、第三者による盗聴や改ざん、なりすましの防止を目的として、SSL（Secure Sockets Layer）による暗号化通信を使用しています。

• 制定日： 2009年12月3日
• 最終改定年月日： 2022年4月1日
• 株式会社 沖縄コングレ
• 個人情報保護管理者　ジョンソン美枝